Nos termos da Lei nº 14.133/2021, a formalização da demanda é o documento inicial do processo administrativo de contratação e é de responsabilidade da área demandante. A sua principal função é justificar a necessidade da contratação, de forma clara e objetiva, com base em critérios técnicos e alinhada ao planejamento institucional do órgão ou entidade.
A formalização pode ocorrer por meio de memorando, formulário específico ou outro instrumento oficial definido internamente, desde que contenha as informações mínimas exigidas por lei.
⚠️ Importante: Apesar de ser o primeiro documento do processo licitatório formal, não é o primeiro a ser elaborado pela área demandante. Antes de sua emissão, é imprescindível que o objeto da contratação esteja bem definido, e que já tenham sido realizados:
• A pesquisa de preços (Art. 23 e Art. 61 da NLCC);
• A verificação da disponibilidade orçamentária (Art. 7º, § 2º);
• A avaliação da viabilidade da contratação, preferencialmente com base no planejamento anual de contratações – PAC (Art. 11 da NLCC).
A formalização da demanda deve conter, no mínimo:
Justificativa da contratação, com base na necessidade da Administração Pública e no interesse público envolvido (Art. 11 da NLCC);
Descrição resumida do objeto, com clareza e precisão quanto à natureza do bem ou serviço a ser contratado;
Indicação de que os preços estimados encontram-se compatíveis com os praticados no mercado, conforme pesquisa de preços realizada;
Informações sobre a vida útil estimada, frequência de uso, necessidade de amostra ou demonstração prévia, entre outros aspectos técnicos relevantes;
Indicação se o item é de uso comum e se a quantidade prevista é suficiente para o período de 12 meses, conforme planejamento de consumo ou demanda;
Confirmação da existência de dotação orçamentária suficiente para suportar a contratação (conforme Art. 7º e Art. 18, §1º da NLCC);
Despacho da autoridade competente, autorizando a instauração do processo de contratação.
A área requisitante (ou demandante) é responsável pela elaboração e assinatura da formalização da demanda. Já o despacho autorizativo deve ser emitido por autoridade competente nos termos do regimento interno ou normativo próprio do órgão.