A retenção de tributos federais nos pagamentos efetuados pela Administração Pública segue regras específicas, principalmente as previstas na Lei nº 9.430/1996 e na Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012. A retenção ocorre no momento do pagamento e varia conforme o ente público pagador, a natureza do bem fornecido ou do serviço prestado e a situação tributária do fornecedor.
É importante fazer uma distinção logo no início: os órgãos e entidades federais abrangidos pela IN RFB nº 1.234/2012 podem reter IR, CSLL, Cofins e PIS/Pasep. Já os órgãos da Administração direta dos Estados, Distrito Federal e Municípios, bem como as autarquias e fundações abrangidas pela norma, retêm o Imposto sobre a Renda (IR) segundo as regras específicas dos arts. 2º-A e 3º-A da mesma Instrução Normativa.
Nos casos abrangidos pelos arts. 1º e 2º da IN RFB nº 1.234/2012, a retenção pode compreender IR + CSLL + Cofins + PIS/Pasep, observadas as exceções legais.
Para os órgãos, autarquias e fundações abrangidos pelo art. 2º-A, a regra da IN RFB nº 1.234/2012 refere-se à retenção do Imposto sobre a Renda.
O principal fundamento legal para as retenções efetuadas pela Administração Pública Federal está no art. 64 da Lei nº 9.430/1996 .
“Art. 64. Os pagamentos efetuados por órgãos, autarquias e fundações da administração pública federal a pessoas jurídicas, pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços, estão sujeitos à incidência, na fonte, do imposto sobre a renda, da contribuição social sobre o lucro líquido, da contribuição para seguridade social - COFINS e da contribuição para o PIS/PASEP.”
A obrigação de efetuar a retenção é da própria fonte pagadora. O § 1º do art. 64 estabelece:
“§ 1º A obrigação pela retenção é do órgão ou entidade que efetuar o pagamento.”
A Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012 regulamenta a retenção incidente sobre pagamentos efetuados a pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens e pela prestação de serviços.
Para os órgãos e entidades federais abrangidos pelo art. 1º, o art. 2º determina:
“Art. 2º Os órgãos e entidades a que se refere o art. 1º ficam obrigados a efetuar a retenção, na fonte, do imposto sobre a renda, da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição para o PIS/Pasep incidentes sobre os pagamentos que efetuarem a pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços em geral, inclusive obras de construção civil.”
A sistemática foi ampliada após o julgamento do Tema 1.130 da repercussão geral pelo Supremo Tribunal Federal. O STF reconheceu que pertencem aos Estados, Distrito Federal e Municípios as receitas de IRRF incidentes sobre pagamentos realizados por esses entes, suas autarquias e fundações, pela aquisição de bens e contratação de serviços.
A matéria foi incorporada à IN RFB nº 1.234/2012 e atualmente consta do art. 2º-A:
“Art. 2º-A Os órgãos da administração pública direta dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, inclusive suas autarquias e fundações que instituírem e mantiverem ficam obrigados a efetuar a retenção, na fonte, do imposto sobre a renda incidente sobre os pagamentos que efetuarem a pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços em geral, inclusive obras de construção civil.”
As alíquotas variam de acordo com a natureza do bem fornecido ou do serviço prestado. A referência é o Anexo I da IN RFB nº 1.234/2012.
| Fonte pagadora | Tributos abrangidos pela regra | Referência |
|---|---|---|
| Órgãos e entidades federais abrangidos pelo art. 1º | IR, CSLL, Cofins e PIS/Pasep | Arts. 2º e 3º + Anexo I |
| Estados, Distrito Federal e Municípios, suas autarquias e fundações abrangidas | IR | Arts. 2º-A e 3º-A + coluna 02-IR do Anexo I |
Para a Administração Pública Federal, o art. 3º estabelece que a retenção é calculada sobre o valor a ser pago, utilizando-se o percentual correspondente à natureza do bem ou serviço indicado no Anexo I.
“Art. 3º A retenção será efetuada aplicando-se, sobre o valor a ser pago, o percentual constante da coluna 06 do Anexo I a esta Instrução Normativa, que corresponde à soma das alíquotas das contribuições devidas e da alíquota do IR, determinada mediante a aplicação de 15% (quinze por cento) sobre a base de cálculo estabelecida no art. 15 da Lei nº 9.249, de 26 de dezembro de 1995, conforme a natureza do bem fornecido ou do serviço prestado.”
A regra geral não deve ser descrita simplesmente como “reter sempre sobre o valor total da nota fiscal”. A IN RFB nº 1.234/2012 utiliza como referência o valor a ser pago, observadas as regras específicas da norma.
“§ 10. Em caso de pagamentos com glosa de valores constantes da nota fiscal, sem emissão de nova nota fiscal, a retenção deverá incidir sobre o valor original da nota.”
Portanto, a glosa por si só não tem o condão de reduzir a base de cálculo dos impostos. A empresa tem que ser notificada da glosa e emitir a nota fiscal já com o valor descontado porque os impostos serão retidos considerando o documento fiscal.
A pessoa jurídica fornecedora do bem ou prestadora do serviço deve informar no documento fiscal os valores sujeitos à retenção, conforme as regras aplicáveis à operação.
“§ 6º Para fins desta Instrução Normativa, a pessoa jurídica fornecedora do bem ou prestadora do serviço deverá informar no documento fiscal o valor do IR e das contribuições a serem retidos na operação.”
Por isso, o fornecedor deve conhecer previamente a retenção aplicável ao seu fornecimento ou serviço e considerar que o valor efetivamente creditado em sua conta poderá ser inferior ao valor bruto do documento fiscal.
Veja também: destaque dos tributos na nota fiscal .
Como regra da IN RFB nº 1.234/2012, não são retidos o IR e as contribuições previstas nessa Instrução Normativa sobre as receitas próprias das empresas optantes pelo Simples Nacional.
“XI - pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata o art. 12 da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, em relação às suas receitas próprias;”
O modelo da declaração utilizado para comprovação da condição de optante pelo Simples Nacional consta do Anexo IV da IN RFB nº 1.234/2012.
O art. 6º determina que, para a hipótese do art. 4º, XI, a declaração seja apresentada no momento da assinatura do contrato:
“Art. 6º Para efeito do disposto nos incisos III, IV e XI do caput do art. 4º, a pessoa jurídica deverá, no ato da assinatura do contrato, apresentar ao órgão ou à entidade declaração de acordo com os modelos constantes dos Anexos II, III ou IV desta Instrução Normativa, conforme o caso, em 2 (duas) vias, assinada pelo seu representante legal.”
A IN RFB nº 1.540/2015 acrescentou a possibilidade de a fonte pagadora consultar a permanência da empresa no Simples Nacional pelo próprio Portal do Simples:
“§ 4º Alternativamente à declaração de que trata o caput, a fonte pagadora poderá verificar a permanência do contratado no Simples Nacional mediante consulta ao Portal do Simples Nacional e anexar cópia da consulta ao contrato ou documentação que deu origem ao pagamento, sem prejuízo do contratado informar imediatamente ao contratante qualquer alteração da sua permanência no Simples Nacional.”
A situação da empresa pode ser consultada diretamente no Portal do Simples Nacional .
Se o valor creditado na conta bancária for diferente do valor bruto da nota fiscal, uma forma prática de conferir o pagamento é seguir esta sequência: