DESTAQUE DOS IMPOSTOS NA NOTA FISCAL

Retenções federais no pagamento à pessoa jurídica

Nos pagamentos efetuados pela Administração Pública Federal e pelas demais entidades abrangidas pela IN RFB nº 1.234/2012, a pessoa jurídica fornecedora do bem ou prestadora do serviço deve informar no documento fiscal os valores do IR e das contribuições sujeitos à retenção, quando aplicável.

Para os órgãos da administração pública direta dos Estados, Distrito Federal e Municípios, inclusive autarquias e fundações, o art. 2º-A da IN RFB nº 1.234/2012, incluído pela IN RFB nº 2.145/2023, determina a retenção do Imposto de Renda sobre os pagamentos efetuados às pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens e pela prestação de serviços em geral, inclusive obras de construção civil.

Empresa optante pelo Simples Nacional

A antiga Resolução CGSN nº 94/2011 foi substituída. Atualmente, a principal norma regulamentadora do Simples Nacional é a Resolução CGSN nº 140/2018, com suas alterações posteriores.

Nos documentos fiscais abrangidos pela regra, a ME ou EPP optante deverá identificar sua condição mediante a expressão:

Quanto às retenções disciplinadas pela IN RFB nº 1.234/2012, o art. 4º, inciso XI, afasta a retenção do IR e das contribuições ali previstas sobre as receitas próprias da pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional.

Declaração de optante pelo Simples Nacional

A IN RFB nº 1.234/2012 contém, em seu Anexo IV, modelo de declaração para comprovação da condição de optante pelo Simples Nacional. Entretanto, a regra antiga segundo a qual essa declaração teria de ser apresentada a cada pagamento não deve mais constar desta página.

A Solução de Consulta Cosit nº 61/2020 esclareceu que, na celebração de novo contrato ou na sua prorrogação, a empresa optante deve apresentar a declaração prevista no Anexo IV. Na etapa dos pagamentos, a Administração poderá verificar a permanência da empresa no Simples Nacional por meio de consulta ao Portal do Simples, nos termos do § 4º do art. 6º da IN.

Retenção para a Previdência Social

A antiga referência à IN RFB nº 971/2009 deve ser retirada. Atualmente a matéria é disciplinada pela IN RFB nº 2.110/2022, que regulamenta a retenção previdenciária incidente sobre determinados serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada.

O art. 121 da IN RFB nº 2.110/2022 determina que, quando houver retenção, o documento fiscal deverá conter o título:

Portanto, não recomendamos mais utilizar como padrão a antiga expressão “Retenção para a Seguridade Social”. A denominação expressamente adotada pela regulamentação atualmente vigente é RETENÇÃO PARA A PREVIDÊNCIA SOCIAL.

A regra geral prevista no art. 110 da IN RFB nº 2.110/2022 é de retenção de 11%, quando configurada hipótese legal de cessão de mão de obra ou empreitada. Entretanto, há situações específicas em que se aplica percentual distinto.

Quando aparece a retenção de 3,5%?

O percentual de 3,5% não decorre simplesmente do fato de a empresa ser optante pelo Simples Nacional. Ele está relacionado às empresas sujeitas à Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta — CPRB.

Durante o período de transição da reoneração da folha estabelecido para 2025 a 2027, a Receita Federal confirmou que, quando a empresa contratada for optante pela CPRB e o serviço estiver sujeito à retenção previdenciária, permanece aplicável a retenção de 3,5%. Para a empresa não sujeita à CPRB, a retenção ordinária permanece em 11%.

Esse entendimento foi consolidado, em 2026, pela Solução de Consulta Cosit nº 153/2026 e pelas soluções de consulta vinculadas posteriormente publicadas pela Receita Federal.

Simples Nacional e retenção previdenciária

Também não é correto afirmar que toda empresa do Simples esteja dispensada da retenção previdenciária. O art. 166 da IN RFB nº 2.110/2022 estabelece que as microempresas e empresas de pequeno porte tributadas na forma do Anexo IV da Lei Complementar nº 123/2006 estão sujeitas à retenção previdenciária quando executarem os serviços abrangidos pela norma mediante cessão de mão de obra ou empreitada.

Por sua vez, o art. 167 da mesma Instrução Normativa afasta a retenção das demais empresas optantes pelo Simples Nacional, ressalvadas as situações enquadradas no art. 166.

Materiais e equipamentos: cuidado com a base de cálculo do INSS

O texto anterior desta página afirmava simplesmente que, nos contratos com fornecimento de material, bastaria destacar separadamente o valor do material e do serviço. A regra é mais complexa.

Os arts. 116 a 119 da IN RFB nº 2.110/2022 disciplinam em quais circunstâncias os valores correspondentes a materiais e equipamentos podem ser excluídos da base de cálculo da retenção previdenciária.

Retenção do ISS

O ISS possui regras próprias. A existência da retenção, o local onde o imposto será devido, as hipóteses de responsabilidade tributária, as alíquotas e as deduções da base de cálculo devem ser verificadas à luz da Lei Complementar nº 116/2003 e da legislação do Município competente.

No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, o art. 27 da Resolução CGSN nº 140/2018 determina que, quando houver retenção do ISS, a alíquota aplicável deve ser informada no documento fiscal.

Para a ME ou EPP, portanto, não é correto utilizar automaticamente 2% de ISS. A alíquota depende da situação concreta da empresa e das regras do Simples Nacional. Se a empresa não informar a alíquota aplicável nos casos sujeitos à retenção, a Resolução CGSN nº 140/2018 prevê a aplicação de 5%, observadas as demais regras legais.

O tratamento completo da matéria está na página específica sobre retenção do ISS.

Isenção, não incidência, alíquota zero ou base de cálculo diferenciada

Quando a operação estiver amparada por regra especial de isenção, não incidência, alíquota zero, redução ou exclusão de parcela da base de cálculo, não basta inserir na Nota Fiscal uma expressão genérica. A informação deve estar acompanhada do respectivo fundamento legal, quando exigido pela legislação aplicável.

A IN RFB nº 1.234/2012, por exemplo, determina que a pessoa jurídica beneficiada por isenção, não incidência ou alíquota zero informe essa condição no documento fiscal juntamente com o respectivo enquadramento legal.

Locação de bens móveis

A locação pura de bens móveis não constitui prestação de serviço sujeita ao ISS. O Supremo Tribunal Federal consolidou esse entendimento na Súmula Vinculante nº 31.

A Solução de Consulta Cosit nº 295/2014 esclareceu que, quando a pessoa jurídica estiver desobrigada ou impossibilitada de emitir Nota Fiscal em razão das regras do órgão competente, a receita da locação poderá ser comprovada mediante documentação idônea e suficientemente esclarecedora, como recibos, contratos e registros, desde que não exista forma especial imposta pela legislação.

Resumo: o que verificar antes de emitir a Nota Fiscal

Exemplo de informações complementares

Não existe um texto único aplicável a todas as empresas. O modelo abaixo é apenas uma estrutura orientativa e deve ser adaptado à situação tributária concreta:

Período da prestação: setembro/2026
Contrato nº XX/2026

DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL
[quando aplicável]

IRRF:
Base de cálculo: R$ ______
Alíquota: ____%
Valor da retenção: R$ ______
[quando aplicável]

RETENÇÃO PARA A PREVIDÊNCIA SOCIAL:
Base de cálculo: R$ ______
Alíquota: ____%
Valor da retenção: R$ ______
[quando aplicável]

ISS retido:
Base de cálculo: R$ ______
Alíquota: ____%
Valor da retenção: R$ ______
Município competente: __________
[quando aplicável]

Materiais/equipamentos:
R$ ______, conforme discriminação contratual
[quando aplicável]

Fundamento legal de eventual isenção, não incidência,
redução ou tratamento tributário específico:
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