LIQUIDAÇÃO DA DESPESA PÚBLICA

Vamos explicar de forma prática como funciona a liquidação da despesa, sua relação com a fiscalização do contrato, o recebimento do objeto, a Nota Fiscal e o posterior pagamento pela Administração Pública.

Liquidar uma despesa não significa simplesmente registrar uma Nota de Sistema (NS) no sistema contábil. A contabilização representa o registro de uma situação que deve ter sido previamente comprovada no processo administrativo.

A liquidação consiste justamente na verificação do direito adquirido pelo credor, com base nos documentos que comprovam que o bem foi entregue, o serviço foi prestado, a obra foi executada ou a obrigação contratual foi cumprida na extensão reconhecida pela Administração.

O QUE DIZ A LEI Nº 4.320/1964?

A regra fundamental continua sendo estabelecida pelos arts. 62 e 63 da Lei nº 4.320/1964.

Portanto, a liquidação é essencialmente uma atividade de verificação, conferência e reconhecimento do crédito. Somente depois da liquidação regular a despesa poderá avançar para a etapa de pagamento.

RECEBIMENTO, ATESTE, LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO NÃO SÃO A MESMA COISA

Essas etapas estão relacionadas, mas não devem ser confundidas. De forma simplificada, o procedimento segue esta sequência:

A fiscalização acompanha a execução contratual e produz os elementos necessários para demonstrar se a obrigação foi cumprida. O recebimento reconhece a conformidade do objeto entregue ou executado. A liquidação utiliza essas informações e os documentos do processo para reconhecer o crédito. O pagamento, por sua vez, extingue a obrigação financeira da Administração.

O PAPEL DO FISCAL E DO GESTOR DO CONTRATO

A Lei nº 14.133/2021 disciplina o recebimento do objeto contratado em seu art. 140.

No âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, o Decreto nº 11.246/2022 detalha as funções do gestor e dos fiscais.

O Tribunal de Contas da União já destacou que a liquidação se destina a apurar “o que, como, quanto e a quem pagar” e que o fiscal fornece elementos essenciais para a formação dessa decisão. Nesse sentido, pode-se consultar, entre outros, o Acórdão TCU nº 5.562/2019 – 1ª Câmara.

GLOSA E DIMENSIONAMENTO DO VALOR A PAGAR

Se parte do objeto não foi executada, foi executada em quantidade inferior, apresentou defeito, ficou em desconformidade com o contrato ou não alcançou o nível de serviço exigido, a Administração não deve reconhecer como devido o valor correspondente à parcela não executada ou não aceita.

É nesse contexto que surge a glosa: a redução do valor considerado devido em razão da execução parcial, inadequada ou em desacordo com as condições contratadas.

A glosa não deve ser confundida com multa. São institutos diferentes:

Portanto, não é correto afirmar que toda inexecução automaticamente impede a empresa de participar de novas licitações. A Lei nº 14.133/2021 prevê, conforme a infração e as circunstâncias do caso, advertência, multa, impedimento de licitar e contratar ou declaração de inidoneidade para licitar ou contratar, observando-se o correspondente processo administrativo.

A Nota Fiscal deve ser emitida pelo valor cheio para depois ser glosada?

Nem sempre. Nos contratos em que seja possível dimensionar previamente o valor efetivamente aceito, especialmente nos serviços sujeitos a instrumentos de medição de resultado, é preferível que a Nota Fiscal seja emitida já pelo valor efetivamente reconhecido pela fiscalização.

A própria sistemática da IN SEGES/MP nº 5/2017 prevê, para as situações abrangidas pela norma, que o gestor comunique a empresa para emissão da Nota Fiscal ou Fatura pelo valor exato dimensionado pela fiscalização.

Se a Nota Fiscal já tiver sido emitida por valor superior ao reconhecido, deverão ser adotados os procedimentos de correção, substituição, cancelamento ou ajuste permitidos pela legislação fiscal aplicável e pelas regras do órgão contratante.

SE O CONTRATADO CORRIGIR A FALHA DEPOIS?

A rejeição ou glosa de determinada parcela não significa necessariamente perda definitiva do direito ao pagamento. Se o contrato permitir o saneamento da falha e o contratado posteriormente executar corretamente a obrigação, o novo fato poderá ser novamente medido, recebido e submetido à liquidação.

O que não pode ocorrer é o pagamento de obrigação ainda não executada, nem, no sentido oposto, a Administração receber definitivamente determinada prestação válida e deixar de pagar aquilo que efetivamente lhe é devido.

DOCUMENTAÇÃO DO PROCESSO DE LIQUIDAÇÃO

Como a liquidação deve estar fundamentada em títulos e documentos comprobatórios do crédito, o processo administrativo deve conter os elementos necessários para demonstrar a regularidade da obrigação.

Os documentos variam conforme o objeto, o regime de execução e as regras do contrato, mas normalmente poderão compreender:

• contrato, termo de contrato ou instrumento equivalente;
• Nota de Empenho;
• Nota Fiscal, fatura ou instrumento de cobrança equivalente;
• documentos de recebimento provisório e definitivo, quando cabíveis;
• ateste, relatório da fiscalização ou documento equivalente que comprove a execução;
• boletins ou laudos de medição, nos contratos em que houver medição;
• comprovantes de entrega dos materiais;
• ordens de serviço ou fornecimento, quando aplicáveis;
• documentação relativa a reajuste, repactuação ou revisão de preços, quando houver alteração do valor devido;
• apostilamentos e termos aditivos relacionados à obrigação;
• documentos necessários às retenções tributárias incidentes sobre o pagamento;
• documentação trabalhista, previdenciária e relativa ao FGTS quando exigida pelas características do contrato e pela legislação aplicável;
• demais documentos previstos no edital, Termo de Referência, contrato ou norma específica.

REGULARIDADE FISCAL E PAGAMENTO

A comprovação da manutenção das condições de habilitação pode integrar os controles anteriores ao pagamento e, no âmbito federal, normalmente é realizada por meio do SICAF e das demais consultas pertinentes.

Entretanto, é importante não confundir irregularidade fiscal do contratado com inexistência do direito ao recebimento de uma obrigação que foi efetivamente cumprida.

A IN SEGES/ME nº 77/2022 estabelece expressamente:

Isso significa que eventual irregularidade deve gerar as providências administrativas cabíveis, mas não autoriza, automaticamente e por si só, que a Administração se aproprie do valor correspondente a uma obrigação já regularmente executada e reconhecida.

PRAZO PARA LIQUIDAÇÃO

A Lei nº 14.133/2021 determina, no art. 92, VI, que os contratos estabeleçam o prazo para liquidação e pagamento.

No âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, a IN SEGES/ME nº 77/2022 estabelece como regra:

Nas contratações decorrentes de despesas cujo valor não ultrapasse o limite previsto no art. 75, II, da Lei nº 14.133/2021, esses prazos são reduzidos pela metade. O prazo de liquidação poderá, excepcionalmente e mediante justificativa, ser prorrogado por igual período quando forem necessárias diligências para verificar o atendimento das exigências contratuais.

QUANDO A LIQUIDAÇÃO ENTRA NA ORDEM DE PAGAMENTO?

A liquidação também possui importância para definir a posição do crédito na ordem cronológica de pagamento.

A IN SEGES/ME nº 77/2022 estabelece, em seu art. 5º, que, no âmbito de sua aplicação, a liquidação da despesa constitui o marco inicial para inclusão do crédito na sequência de pagamentos.

Essa sistemática está relacionada ao art. 141 da Lei nº 14.133/2021, que determina a observância da ordem cronológica de pagamento para cada fonte diferenciada de recursos, subdividida nas categorias de fornecimento de bens, locações, prestação de serviços e realização de obras.

RESUMINDO