O governo é obrigado a reter na fonte todos os tributos federais nos pagamentos com excessão dos casos previstos em lei. As retenções são feitas, independentemente do Regime Tributário do fornecedor e sempre pelo valor total da Nota Fiscal, observando-se a tabela do Anexo IV da IN RFB 1234/2012, que está disponível para download no final desta página.

Se não foi possível identificar o pagamento na conta bancária, então verifique essa tabela para ver quanto foi descontado e veja o extrato bancário novamente, pois certamente não foi pago o valor líquido da nota fiscal se nela não foi considerada as retenções. É de bom alvitre que é obrigação da empresa destacar os impostos na nota fiscal e, portanto, ela já deveria saber qual é o valor líquido que recebe.

Abaixo temos os fundamentos legais.

Lei 9.430/96 (Vide art. 64)

Dispõe sobre a legislação tributária federal, as contribuições para a seguridade social, o processo administrativo de consulta e dá outras providências.

Art. 64. Os pagamentos efetuados por órgãos, autarquias e fundações da administração pública federal a pessoas jurídicas, pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços, estão sujeitos à incidência, na fonte, do imposto sobre a renda, da contribuição social sobre o lucro líquido, da contribuição para seguridade social - COFINS e da contribuição para o PIS/PASEP.

Instrução Normativa RFB nº 1234/2012

Dispõe sobre a retenção de tributos nos pagamentos efetuados pelos órgãos da administração pública federal direta, autarquias e fundações federais, empresas públicas, sociedades de economia mista e demais pessoas jurídicas que menciona a outras pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens e serviços. 

TABELA DE RETENÇÃO DE TRIBUTOS FEDERAIS

É no ANEXO I desta norma que contém a Tabela de Retenção de Tributos Federais nos pagamentos do governo. Também disponível pra download anexo.

Nova IN RFB nº 2.108/2022 altera a IN 1.234/2012

O recolhimento passará a ser feito no CNPJ da matriz.

DECLARAÇÃO DE OPTANTE DO SIMPLES NACIONAL

É no ANEXO IV desta norma que contém o modelo da Declaração de Optante do Simples Nacional para que estas empresas não sofram retenção de tributos na fonte como consta no ANEXO I. Não esqueça de preencher os dados da empresa neste modelo.

Esta declaração se tornou facultativa visto a previsão legal de substituí-la pela consulta online de Optantes do Simples Nacional, conforme §4º do art. 6º da IN/RFB 1234/12 incluída pela IN/RFB 1540/2015.

A IN RFB 1.540/2015 também alterou o art. 6º caput para deixar de exigir que a declaração fosse apresentada a cada pagamento, vejamos:

Art. 6º Para efeito do disposto nos incisos III, IV e XI do art. 4º a pessoa jurídica deverá apresentar, a cada pagamento, ao órgão ou à entidade declaração, na forma dos Anexos II, III e IV a esta Instrução Normativa, conforme o caso, em 2 (duas) vias, assinadas pelo seu representante legal.

 

Art. 6º Para efeito do disposto nos incisos III, IV e XI do caput do art. 4º, a pessoa jurídica deverá, no ato da assinatura do contrato, apresentar ao órgão ou à entidade declaração de acordo com os modelos constantes dos Anexos II, III ou IV desta Instrução Normativa, conforme o caso, em 2 (duas) vias, assinada pelo seu representante legal. (Redação dada pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1540, de 05 de janeiro de 2015)

Está sentindo que precisa se aprofundar mais? Clique aqui e saiba como.

Aqui falaremos sobre a retenção do ISS - Imposto sobre Serviços (ISS) na fonte e onde o mesmo considera-se prestado e o imposto devido na forma da lei. 

O principal é saber 3 coisas: Alíquota, Base de Cálculo e Município. Não pode errar quanto de imposto será retido e para qual Município vai destinar a retenção. Primeiramente observe a natureza da operação que vem destacado no cabeçalho da nota fiscal como "natureza dos serviços".

Preste atenção nos valores a reter de ISS nos processos de pagamento. Normalmente a alíquota (imposto) depende da atividade econômica da empresa pertinente ao objeto da contratação (tributação seletiva) e o Tomador do Serviço (contratante), sendo do governo, é normalmente substituto tributário e obrigado a reter o ISS na fonte. 

As alíquotas podem variar livremente de município para município de acordo com o Código Tributário Municipal de cada cidade.

A Lei Complementar 116/2003 e o Decreto-lei 406/68 regulamentam o ISS.

Não se desmembra um contrato para efeito tributário. Se tem locação e serviço, tudo é serviço. Serviço é uma "obrigação de fazer", enquanto que, locação é uma "obrigação de dar". Por exemplo, não se loca caçamba e recolhe entulho, tudo é recolhimento de entulho.

O Código Tributário Municipal (CTM) tem, normalmente em anexo, a lista de atividades econômicas (serviços) e suas alíquotas de imposto (o percentual do imposto). Lembre-se que a classificação da atividade é pelo subitem (específico) da lista, nunca pelo item (genérico). Por outro lado, se a empresa é do SIMPLES NACIONAL então a alíquota do imposto é aquela estabelecida na tabela do SIMPLES do ISS de acordo com a Receita Bruta que estiver sujeita ao mês anterior ao da prestação e deverá ser informada no documento fiscal (LC 128/08, §4º, inciso I), nesse caso esqueça a lista da prefeitura. Veja mais detalhes sobre retenção do ISS no SIMPLES NACIONAL adiante.

ESTABELECIMENTO PRESTADOR

Para ter certeza para qual Município você vai reter, observe o art. 3º da Lei Complementar 116/2003 (Lei Nacional do ISS), vejamos:

Art. 3o O serviço considera-se prestado e o imposto devido no local do estabelecimento prestador ou, na falta do estabelecimento, no local do domicílio do prestador, exceto nas hipóteses previstas nos incisos I a XXII, quando o imposto será devido no local:

I – do estabelecimento do tomador ou intermediário do serviço ou, na falta de estabelecimento, onde ele estiver domiciliado, na hipótese do § 1o do art. 1o desta Lei Complementar;

II – da instalação dos andaimes, palcos, coberturas e outras estruturas, no caso dos serviços descritos no subitem 3.05 da lista anexa;

III – da execução da obra, no caso dos serviços descritos no subitem 7.02 e 7.19 da lista anexa;

IV – da demolição, no caso dos serviços descritos no subitem 7.04 da lista anexa;

V – das edificações em geral, estradas, pontes, portos e congêneres, no caso dos serviços descritos no subitem 7.05 da lista anexa;

VI – da execução da varrição, coleta, remoção, incineração, tratamento, reciclagem, separação e destinação final de lixo, rejeitos e outros resíduos quaisquer, no caso dos serviços descritos no subitem 7.09 da lista anexa;

VII – da execução da limpeza, manutenção e conservação de vias e logradouros públicos, imóveis, chaminés, piscinas, parques, jardins e congêneres, no caso dos serviços descritos no subitem 7.10 da lista anexa;

VIII – da execução da decoração e jardinagem, do corte e poda de árvores, no caso dos serviços descritos no subitem 7.11 da lista anexa;

IX – do controle e tratamento do efluente de qualquer natureza e de agentes físicos, químicos e biológicos, no caso dos serviços descritos no subitem 7.12 da lista anexa;

X –   (VETADO)

XI –   (VETADO)

XII – do florestamento, reflorestamento, semeadura, adubação e congêneres, no caso dos serviços descritos no subitem 7.16 da lista anexa;

XIII – da execução dos serviços de escoramento, contenção de encostas e congêneres, no caso dos serviços descritos no subitem 7.17 da lista anexa;

XIV – da limpeza e dragagem, no caso dos serviços descritos no subitem 7.18 da lista anexa;

XV – onde o bem estiver guardado ou estacionado, no caso dos serviços descritos no subitem 11.01 da lista anexa;

XVI – dos bens ou do domicílio das pessoas vigiados, segurados ou monitorados, no caso dos serviços descritos no subitem 11.02 da lista anexa;

XVII – do armazenamento, depósito, carga, descarga, arrumação e guarda do bem, no caso dos serviços descritos no subitem 11.04 da lista anexa;

XVIII – da execução dos serviços de diversão, lazer, entretenimento e congêneres, no caso dos serviços descritos nos subitens do item 12, exceto o 12.13, da lista anexa;

XIX – do Município onde está sendo executado o transporte, no caso dos serviços descritos pelo subitem 16.01 da lista anexa;

XX – do estabelecimento do tomador da mão-de-obra ou, na falta de estabelecimento, onde ele estiver domiciliado, no caso dos serviços descritos pelo subitem 17.05 da lista anexa;

XXI – da feira, exposição, congresso ou congênere a que se referir o planejamento, organização e administração, no caso dos serviços descritos pelo subitem 17.10 da lista anexa;

XXII – do porto, aeroporto, ferroporto, terminal rodoviário, ferroviário ou metroviário, no caso dos serviços descritos pelo item 20 da lista anexa.

§ 1o No caso dos serviços a que se refere o subitem 3.04 da lista anexa, considera-se ocorrido o fato gerador e devido o imposto em cada Município em cujo território haja extensão de ferrovia, rodovia, postes, cabos, dutos e condutos de qualquer natureza, objetos de locação, sublocação, arrendamento, direito de passagem ou permissão de uso, compartilhado ou não.

§ 2o No caso dos serviços a que se refere o subitem 22.01 da lista anexa, considera-se ocorrido o fato gerador e devido o imposto em cada Município em cujo território haja extensão de rodovia explorada.

§ 3o Considera-se ocorrido o fato gerador do imposto no local do estabelecimento prestador nos serviços executados em águas marítimas, excetuados os serviços descritos no subitem 20.01.

É preciso saber que o Código Tributário Municipal não pode ferir a hierarquia vertical das leis. Uma Lei Complementar só está abaixo da Constituição Federal. As leis municipais devem observar o ordenamento federal da Lei Complementar nº 116/03 sob pena de nulidade de pleno direito. Procure a Secretaria Municipal de Finanças para informar eventuais discrepâncias e solicitar readequações à LC 116, se for o caso.

ESTABELECIMENTO INFORMAL

LC 116/03, art. 4º. Considera-se estabelecimento prestador o local onde o contribuinte desenvolva a atividade de prestar serviços, de modo permanente ou temporário, e que configure unidade econômica ou profissional, sendo irrelevantes para caracterizá-lo as denominações de sede, filial, agência, posto de atendimento, sucursal, escritório de representação ou contato ou quaisquer outras que venham a ser utilizadas.

Em outras palavras menos congestionadas, esta "unidade econômica ou profissional" caracteriza-se como um estabelecimento prestador informal no município onde os serviços estão sendo prestados. Isso acontece quando a empresa é de fora do município do Tomador dos Serviços e, pela inviabilidade do deslocamento de sua equipe profissional, contrata um pessoal local para prestar o serviço. Então, para evitar a dupla exigibilidade do ISS para ambos municípios, estes prestadores, por seu próprio interesse, deverão estabelecer formalmente uma filial ou emitir nota fiscal avulsa no município onde os serviços estão sendo prestados.

INOBSERVÂNCIA. OBRIGAÇÃO ACESSÓRIA CONVERTE-SE EM OBRIGAÇÃO PRINCIPAL

Existe uma certa responsabilidade solidária do tomador do serviço, pois caso não retenha o ISS, o tomador do serviço torna-se responsável pelo seu pagamento. A obrigação acessória (de reter) torna-se obrigação principal (de pagar). O fundamento está no Código Tributário Nacional (CTN), Lei 5.172/1966, textualmente:

Art. 113. A obrigação tributária é principal ou acessória.

[...] § 3º A obrigação acessória, pelo simples fato da sua inobservância, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária.

RETENÇÃO DO ISS NO SIMPLES NACIONAL

A alíquota do ISS do SIMPLES NACIONAL é progressiva conforme as faixas de Receita Bruta previstas na Tabela III, IV, V ou VI do anexo VI da LC 123/06, ou seja, nesse caso não depende da atividade econômica (tributação seletiva), mas do faturamento (tributação progressiva) e o percentual deverá ser informado na nota fiscal. Esse tratamento favorecido é válido em todo o território nacional.

Com a publicação da Lei Complementar 128/2008, que alterou a Lei Complementar 123/2006 (Lei do Simples Nacional), as retenções do ISS que forem realizadas a partir de 1/1/2009 deverão ter como alíquotas aquelas que constam das tabelas do Simples Nacional, na qual a ME ou EPP que sofrer a retenção estiver enquadrada, conforme §4º do art. 21, senão vejamos esta e outras regrinhas:

§ 4º  A retenção na fonte de ISS das microempresas ou das empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional somente será permitida se observado o disposto no art. 3o da Lei Complementar no 116, de 31 de julho de 2003, e deverá observar as seguintes normas:

I – a alíquota aplicável na retenção na fonte deverá ser informada no documento fiscal e corresponderá ao percentual de ISS previsto nos Anexos III, IV ou V desta Lei Complementar para a faixa de receita bruta a que a microempresa ou a empresa de pequeno porte estiver sujeita no mês anterior ao da prestação;

II – na hipótese de o serviço sujeito à retenção ser prestado no mês de início de atividades da microempresa ou empresa de pequeno porte, deverá ser aplicada pelo tomador a alíquota correspondente ao percentual de ISS referente à menor alíquota prevista nos Anexos III, IV ou V desta Lei Complementar;

[...] IV – na hipótese de a microempresa ou empresa de pequeno porte estar sujeita à tributação do ISS no Simples Nacional por valores fixos mensais, não caberá a retenção a que se refere o caput deste parágrafo;

V – na hipótese de a microempresa ou empresa de pequeno porte não informar a alíquota de que tratam os incisos I e II deste parágrafo no documento fiscal, aplicar-se-á a alíquota correspondente ao percentual de ISS referente à maior alíquota prevista nos Anexos III, IV ou V desta Lei Complementar;

VI – não será eximida a responsabilidade do prestador de serviços quando a alíquota do ISS informada no documento fiscal for inferior à devida, hipótese em que o recolhimento dessa diferença será realizado em guia própria do Município;

VII – o valor retido, devidamente recolhido, será definitivo, não sendo objeto de partilha com os municípios, e sobre a receita de prestação de serviços que sofreu a retenção não haverá incidência de ISS a ser recolhido no Simples Nacional.

§ 4o-A.  Na hipótese de que tratam os incisos I e II do § 4o, a falsidade na prestação dessas informações sujeitará o responsável, o titular, os sócios ou os administradores da microempresa e da empresa de pequeno porte, juntamente com as demais pessoas que para ela concorrerem, às penalidades previstas na legislação criminal e tributária. (grifos nossos)

Observe no inciso VII que quem sofre retenção não recolhe novamente este ISS nas tabelas do Simples Nacional desde que "devidamente recolhido" conforme as regras do artigo 3º da Lei Complementar 116/2003 (Lei Nacional do ISS), ou seja, se o imposto não for retido para o Município correto, a empresa pagará o imposto duas vezes (ao ter que pagar novamente para o Município correto). Sempre consulte o art. 3º da LC 116/03 para se certificar qual o Município correto para onde o imposto deverá ser retido.

RETENÇÃO DO ISS SOBRE CONSTRUÇÃO CIVIL

A Lei Complementar 123/06 - Estatuto do Simples Nacional - estabeleceu que a Base de Cálculo do ISS (valor que o imposto incide) na Construção Civil terá abatimento do material fornecido, ou seja, a alíquota do imposto recai apenas sobre os serviços, conforme art. 18, §23, da LC 123/06: § 23. Da base de cálculo do ISS será abatido o material fornecido pelo prestador dos serviços previstos nos itens 7.02 e 7.05 da lista de serviços anexa à Lei Complementar no 116, de 31 de julho de 2003. Vejamos esses itens:

7.02 – Execução, por administração, empreitada ou subempreitada, de obras de construção civil, hidráulica ou elétrica e de outras obras semelhantes, inclusive sondagem, perfuração de poços, escavação, drenagem e irrigação, terraplanagem, pavimentação, concretagem e a instalação e montagem de produtos, peças e equipamentos (exceto o fornecimento de mercadorias produzidas pelo prestador de serviços fora do local da prestação dos serviços, que fica sujeito ao ICMS).

7.05 – Reparação, conservação e reforma de edifícios, estradas, pontes, portos e congêneres (exceto o fornecimento de mercadorias produzidas pelo prestador dos serviços, fora do local da prestação dos serviços, que fica sujeito ao ICMS).

Convém lembrar que o valor do material e do serviço assim como a alíquota aplicável do ISS deve vir destacada na Nota Fiscal.

RECOLHIMENTO DO ISS FORA DO PRAZO

Se você está liquidando o processo de pagamento e o prazo do recolhimento do ISS já venceu então você precisa calcular as multas e juros. Deve ser feito uma Nota de Empenho à parte, não pode usar o mesmo Empenho do contrato. Caso more em Maceió/AL você pode usar este link: https://www.numerabilis.cnt.br/iss-em-atraso.

Todos os impostos e leis especiais aplicáveis na tributação deverão ser destacados na Nota Fiscal. Imposto de renda, contribuições sociais, ISS, INSS, fundamentação legal de Base de Cálculo reduzidas etc.

No caso de locação de bens móveis ou imóveis não existe produto ou serviço como objeto da contraprestação. Entretanto, a pessoa  jurídica  deverá  comprovar  o auferimento  de  receitas  com  documentos  de  praxe,  tais  como  recibos,  faturas, livros  de  registros, contratos  etc,  desde  que  a  lei  não  imponha  forma  especial,  e  uma  vez  que  identifiquem perfeitamente a operação a que se refiram, conforme a Coordenação-Geral de Tributação da Receita Federal manifestou em sua Solução de Consulta nº 295 - Cosit em 14 de outubro de 2014.

DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL​

Os Optantes do Simples Nacional deverão fazer constar na Nota Fiscal “DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL​” conforme art. 57, §2º, inciso II, da Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional nº 94/2011 c/c art. 26, inciso I, §4º, da Lei Complementar nº 123/2006 e também apresentar a apresentação da Declaração de Optante pelo SIMPLES, conforme modelo constante em Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil (Anexo IV da IN RFB 1.234/2012), à cada pagamento, sob pena de ter os impostos retidos. Tem que apresentar essa declaração, baixe o modelo no rodapé dessa página.

RETENÇÃO PARA A SEGURIDADE SOCIAL

Conforme a Lei Orgânica da Seguridade Social e instruções normativas do Ministério da Previdência Social, a Contratada deverá destacar o valor da retenção do imposto previdenciário no documento fiscal com o título: "RETENÇÃO PARA A SEGURIDADE SOCIAL” na sua fatura seguido do percentual a ser retido (11% ou 3,5%) e o valor a ser efetivamente retido na nota fiscal, conforme art. 31, §1º da Lei 8.212/91 c/c item 20.1 da Ordem de Serviço INSS/DAF nº 209/1999. Esse destaque também está previsto como "RETENÇÃO PARA A PREVIDÊNCIA SOCIAL" no art. 126 da IN RFB 971/09. Portanto, ambos estão corretos.

VALOR DOS MATERIAIS E VALOR DO SERVIÇO

Nos casos de cessão de mão de obra com fornecimento de material deverá ser destacado o valor do material e do serviço separadamente na Nota Fiscal. 

Se algum imposto tiver a Base de Cálculo reduzida, deve-se destacar essa redução com a fundamentação legal.

Cumpra as normas para facilitar o pagamento e não ser prejudicado, pois se não destacar o valor do material e serviço nos casos de cessão de mão de obra a tributação do INSS será sobre o valor total da Nota Fiscal. Se não apresentar a declaração de optante pelo simples, você também será pago, mas seus impostos serão retidos. Os direitos do fornecedor estão condicionados às normas.

Por exemplo, para emitir uma nota fiscal de empresa de Construção Civil optante pelo Simples Nacional no valor de R$ 70.000,00:

5ª medição da construção do refeitório conforme contrato nº 5/2015 oriundo da Tomada de Preços nº 3/2015.

50% Material: R$ 35.000,00
50% Serviços: R$ 35.000,00

Optante pelo Simples Nacional
Retenção para a Previdência Social 3,5%: R$ 1.225,00
Retenção do ISS 2% sobre serviço (1ª faixa da Tabela VI da LC 123/06 c/c §23 do art. 18): R$ 700,00

RETENÇÃO DE ISS S/ OBRA

Observe as peculiaridades do Código Tributário Municipal (CTM) onde o serviço está sendo prestado. Em Maceió, o CTM estabelece 2 alíquotas para obras com código de atividade 7.02 e 7.05:

1. 2,5% sobre o total bruto do faturamento caso tenha feito a opção para dedução fixa de 50% de material, conforme art. 49, inciso II, do CTM;
2. 5,0% sobre o serviço deduzindo o material comprovado pelas respectivas notas fiscais de compra e o imposto seja retido para a Fazenda Municipal de Maceió, conforme art. 27 do CTM.

Na primeira hipótese, é importante apresentar o referido Termo de Opção.

PRAZOS PARA PAGAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Vejamos que existem prazos diferentes de pagamento da administração pública.

PRAZO PADRÃO DE 30 DIAS

O prazo comum de todos os processos de pagamento é de até 30 (trinta) dias a partir da data da apresentação da fatura (Lei 8666/93, art. 40, inciso XIV, alínea "a"). Esse é o prazo que leva para o gestor e o fiscal do contrato atestarem na Nota Fiscal que o fornecedor já cumpriu a sua parte e já pode ser pago.

Confira o texto legal:

XIV - condições de pagamento, prevendo:
a) prazo de pagamento não superior a trinta dias, contado a partir da data final do período de adimplemento de cada parcela;

PRAZO DE 5 DIAS PARA DISPENSA DE LICITAÇÃO E SERVIÇOS CONTINUADOS

Nos casos de Dispensa de Licitação a lei reza que esse prazo deve ser reduzido para 5 (cinco) dias (§3º do art. 5º da Lei 8666/93) assim como nos casos de pagamento de serviços continuados (IN SLTI 2/2008, art. 36, §3º), mas tenha em mente que dificilmente haverá tempo suficiente para atestar a nota fiscal, emitir a nota de empenho, liquidar a nota fiscal, fazer a programação financeira e realizar o pagamento, ou seja, cumprir todas as fases da despesa pública, nesse curto espaço de tempo. Não se iluda, normalmente, todas as Notas Fiscais são pagas após 30 dias de protocolizadas.

Lei 8666/93:

§ 3o  Observados o disposto no caput, os pagamentos decorrentes de despesas cujos valores não ultrapassem o limite de que trata o inciso II do art. 24, sem prejuízo do que dispõe seu parágrafo único,  deverão ser efetuados no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, contados da apresentação da fatura.

IN SLTI 2/2008:

§ 3º O prazo para pagamento da Nota Fiscal/Fatura, devidamente atestada pela Administração, não deverá ser superior a 5 (cinco) dias úteis, contados da data de sua apresentação, na inexistência de outra regra contratual.

O dilema do pagamento dos serviços continuados (terceirizados) é interessante. A norma diz que deve ser paga dentro de 5 dias, o que é razoável visto que a contratada tem que pagar os empregados até o quinto dia útil do mês subsequente, entretanto, não seria possível solicitar as guias de pagamento do FGTS e INSS deste contrato visto que o vencimento do pagamento é dia 7 e 20 do mês subsequente, portanto a administração não conseguiria se eximir da responsabilidade solidária como tomadora dos serviços se fosse cumprir o prazo de pagamento de 5 dias da IN SLTI 2/2008. Aliás, esses procedimentos para se eximir da responsabilidade solidária também estão previstas nos incisos I, II e II do §1º do art. 26 da mesma IN SLTI 2/2008 (esta IN só não diz como isso seria possível no primeiro pagamento), assim como, também são normas do TCU encontradas na Portaria TCU nº 297/12.

Além disso, tem gente (empregado público) que acredita estar desobedecendo a "estrita ordem cronológica" das datas de suas exigibilidades de pagamento tendo em vista os arts. 5º e 92 da Lei 8666, ou seja, se pagar uma Nota Fiscal antes da outra (mesmo sendo caso de dispensa de licitação ou de serviço terceirizado) estaria cometendo um crime, todas as Notas Fiscais teriam que "obedecer a fila". Entretanto, como já foi visto, a exigibilidade de pagamento tem prazos legais diferentes para cada caso.

Para piorar, a norma do pagamento de terceirizados diz "na inexistência de outra regra contratual". Portanto, pode apostar que todos os contratos preveem prazo de 30 dias para pagamento de serviços continuados.

Se você venceu um processo de dispensa de licitação, então poderia apresentar sua Nota Fiscal com o as Certidões Negativas de Débitos (Regularidade Fiscal) e "de quebra" um requerimento pleiteando que a Nota Fiscal seja paga dentro de 5 dias conforme o §3º do art. 5º da Lei 8666/93. Seria mais fácil a administração tentar atender tal pedido do que justificar que não pode, é recomendável tentar.

ATRASO NO PAGAMENTO DERIVADO DE PROBLEMAS DETECTADOS PELO GESTOR OU FISCAL

Caso a sua nota fiscal não tenha sido paga, é preciso conversar primeiramente com o fiscal e o gestor do contrato para saber se não existe nenhuma pendência na execução do objeto contratado que esteja impossibilitando a liberação do pagamento. Há casos em que o contratado deixa de cumprir alguma parte do contrato e tem a sua nota liberada com glosa (descontado o que não cumpriu) para pagamento (exceptio non adimpleti contractus).

ATRASO NO PAGAMENTO POR PROBLEMAS DE FALTA DE ORÇAMENTO

Se a nota fiscal foi liberada pelo gestor e fiscal, então pode ser um problema de falta de orçamento. Por falar em "orçamento", lembre-se que a administração pública só é considerada inadimplente após 90 (noventa) dias de atraso no pagamento (art. 78, inciso XV, da lei 8666/93). Vejamos:

Art. 78.  Constituem motivo para rescisão do contrato:

[...] XV - o atraso superior a 90 (noventa) dias dos pagamentos devidos pela Administração decorrentes de obras, serviços ou fornecimento, ou parcelas destes, já recebidos ou executados, salvo em caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra, assegurado ao contratado o direito de optar pela suspensão do cumprimento de suas obrigações até que seja normalizada a situação;

...ou seja, a administração pública só pode se considerar inadimplente após 90 dias.

PAGAMENTO ATRASADO COM ATUALIZAÇÃO FINANCEIRA

Nem tudo são velas. A administração pode atrasar o pagamento como visto no tópico anterior, mas deve pagar com atualização financeira desde a data prevista para o pagamento (vencimento) até a data do efetivo pagamento, conforme inciso XIV do art. 40 da Lei 8666, alínea "c":

c) critério de atualização financeira dos valores a serem pagos, desde a data final do período de adimplemento de cada parcela até a data do efetivo pagamento;

Caso tenha sido feita uma contratação direta, então esse critério de atualização financeira deve constar no verso da Ordem de Compra ou na Ordem de Serviço onde normalmente encontra-se um mini-contrato.

LIQUIDAÇÃO DA DESPESA PÚBLICA

Vamos explicar de forma prática como se dá a liquidação e pagamento da despesa para que a administração pública seja melhor entendida.

Liquidar um processo de pagamento não é apenas lançar uma Nota de Sistema (NS), mas consiste na apuração do direito adquirido pela empresa de receber o pagamento tendo por base documentos comprobatórios desse direito, para só então alimentar o sistema para a contabilização da despesa, senão vejamos como trata o art. 63 da Lei 4.320/64 na íntegra:

Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.

        § 1° Essa verificação tem por fim apurar:

        I - a origem e o objeto do que se deve pagar;

        II - a importância exata a pagar;

        III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.

        § 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base:

        I - o contrato, ajuste ou acôrdo respectivo;

        II - a nota de empenho;

        III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço.

Observa-se que o papel do gestor e fiscal é muito importante nesse momento porque eles são responsáveis por atestar esse direito da empresa receber o pagamento apurando o valor exato que se deve pagar e instruindo o processo de pagamento com documentos.

GLOSA NA NOTA FISCAL

A Nota Fiscal (NF) deve ser atestada pelo gestor e fiscal informando a importância exata apurada a pagar. Se houver alguma falha na entrega do material ou prestação do serviço ou medição da obra em desconformidade com o cronograma físico-financeiro então esse valor deverá ser "glosado" (descontado) da NF em face do Exceptio non adimpleti contractus (Exceção do contrato não cumprido), ou seja, aquilo que a empresa deixou de cumprir deve ser descontado, o que ela não fez não se paga. Entretanto, caso ela cumpra posteriormente, então deve ser feito outro processo de pagamento visto que causaria um enriquecimento sem causa da contratante não pagar. Contudo, atrasos no cumprimento da entrega de material, prestação do serviço ou cronograma podem causar penalidades previstas no contrato (normalmente uma multa de mora). Já a inexecução total do contrato pode causar proibição da contratada em participar de novas licitações.

Se a lei diz que o direito do credor deve ter base em documentos comprobatórios então pode-se entender que tais documentos devem instruir o processo de pagamento considerando que non quod est in actis non est in mundo (considera-se inexistente o que não está escrito no processo).

DOCUMENTAÇÃO DO PROCESSO DE PAGAMENTO

Assim, além da Nota Fiscal e Certidões Negativas de Débito fiscais, como a lei diz acima no §2º do art. 63, SICAF, cópia do contrato, nota de empenho, termo de recebimento definitivo do objeto contratado (comprovante de entrega do material, prestação do serviço ou lauda de medição da obra), apostilamento nos casos de reajuste ou repactuação, Termo Aditivo de contrato e demais títulos e documentos comprobatórios da despesa pública podem instruir o processo provando que a despesa deve ser paga.

No caso de serviços continuados, recomenda-se consultar a IN/SEGES nº 5/2017 alterada pela IN/SEGES 7/2018 e o Acórdão TCU 1214/2013P para tomar ciência dos demais documentos que devem ser apresentados para evitar a responsabilidade solidária do órgão com a empresa.

PAGAMENTO DA DESPESA PÚBLICA

Vamos discutir aqui a fase do pagamento da despesa pública: quem autoriza; quem solicita recursos e os documentos que devem ser observados antes de fazer o pagamento.

COMO O GOVERNO VAI SABER A CONTA BANCÁRIA DO FORNECEDOR?

Caso o fornecedor não tenha informado na Nota Fiscal a conta bancária que deseja receber o pagamento é possível descobrir os dados bancários no SIAFI com a função CONDOMCRED (CONsulta DOMicílio do CREDor) informando o CNPJ da empresa. Entretanto, aparecerão todas as contas bancárias que a empresa tem, então a conta poderá ser paga em qualquer uma delas.

Todavia, pode ocorrer o contrário, pois se o fornecedor nunca tinha vendido para o governo antes então não terá nada cadastrado no SIAFI. Daí, é possível cadastrar a conta bancária do fornecedor no SIAFI com a função ATUDOMCRED (ATUaliza DOMicílio do CREDor). Daí, se não tiver sido informado na Nota Fiscal será preciso ligar para a empresa para pedir os dados bancários.

Mantenha o telefone da empresa atualizado na Nota Fiscal.

A AUTORIZAÇÃO DO PAGAMENTO DA DESPESA

O pagamento da despesa pública se dá com o despacho ou autorização do ordenador de despesa no processo de pagamento para a tesouraria senão vejamos os arts. 64 e 65 da lei 4.320/64 na íntegra:

Art. 64. A ordem de pagamento é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga.
            Parágrafo único. A ordem de pagamento só poderá ser exarada em documentos processados pelos serviços de contabilidade

Art. 65. O pagamento da despesa será efetuado por tesouraria ou pagadoria regularmente instituídos por estabelecimentos bancários credenciados e, em casos excepcionais, por meio de adiantamento.

Observa-se que a ordem de pagamento deve ser escrita por autoridade competente e despachado ao tesoureiro para processar o pagamento. Se a ordem de pagamento é processada por serviços de contabilidade, então presume-se que a tarefa deva ser privativa de contador... (no seu órgão o tesoureiro é Contador?).

É de bom alvitre que Ordenador de Despesas é Autoridade Competente para autorizar pagamentos, Ordenador de Despesa é "toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos." (Decreto-lei Federal nº 200/67, art. 80, § 1º).

GESTORES E FISCAIS: A responsabilidade pelo débito por pagamento de serviços não executados, mas atestados, deve recair sobre os agentes que têm o dever de fiscalizar o contrato e atestar a execução das despesas, e não sobre a autoridade que ordenou o pagamento. - Acórdão TCU nº 929/2019 Plenário.

DESPESAS LIQUIDADAS ESTÃO EM CONTAS A PAGAR

Antes de fazer o pagamento, o tesoureiro deverá solicitar recursos com base nas despesas lançadas no Contas a Pagar, conforme veremos mais adiante.

Todas as despesas liquidadas são contabilizadas no "Contas à Pagar". O tesoureiro da Unidade Gestora Executora tem que fazer a SOLicitação de RECursos FINanceiros (SOLRECFIN) com o auxílio de uma planilha com essas despesas totalizadas por Fonte; Vinculação do Recurso, Categoria de Gastos e por Despesas do Exercício Corrente ou Restos à Pagar à sua Unidade Gestora Responsável para ser enviada ao Ministério ao qual a entidade pública pertence para a liberação da verba dentro dos limites fixados no orçamento anual.

Exemplos:

Fonte 250, vinculação 400, Categoria C (custeio), EXE001- Exercício Corrente, total R$ 100.000,00.

Fonte 100, vinculação 400, Categoria D (capital), RAP001- Restos a Pagar, total R$ 150.000,00.

Após os recursos serem recebidos é que as despesas poderão ser pagas. A responsabilidade do pagamento é do Ordenador de Despesas que autoriza o pagamento; e fiscal e gestor que apuram o valor a ser pago e atestam a nota fiscal. O tesoureiro executa a ordem de pagamento, conforme autorização do ordenador de despesas e informação de que a despesa é devida e deve ser paga pelo fiscal e gestor, que resulta em uma Ordem Bancária (OB) à empresa contratada credora.

ESTÁ PACIFICADO: INSUBORDINAÇÃO DO PAGAMENTO À REGULARIDADE FISCAL

Temos uma monografia dissecando o assunto para aprofundar e exercitar as idéias; temos posicionamentos do STJ... Se você esperava o TCU se reposicionar, saiba que isso já aconteceu desde 2012! Sim, o TCU já se reposicionou sobre a subordinação do pagamento à regularidade fiscal da contratada, senão vejamos:

Verificada a irregular situação fiscal da contratada, incluindo a seguridade social, é vedada a retenção de pagamento por serviço já executado, ou fornecimento já entregue, sob pena de enriquecimento sem causa da Administração. -Acórdão TCU nº 964/2012 Plenário.

CONSULTA AO SICAF A CADA PAGAMENTO

A cada pagamento ao fornecedor a Administração realizará consulta ao SICAF para verificar a manutenção das condições de habilitação, conforme §4º do art. 3º da IN/SLTI nº 2/2010 alterada pela IN/SLTI nº 4/2013.

Esse foi sempre o ideal. A regularidade fiscal é apenas uma parte da manutenção das condições de habilitação.

Devemos estar atentos quanto à apresentação do Balanço Patrimonial já exigível na forma da lei nos contratos de serviços continuados que podem ser prorrogados até 60 meses, todo ano a empresa deve cumprir o prazo do Balanço para manutenção da qualificação econômica-financeira da empresa.

Observe que quando a empresa é sociedade limitada composta por 2 sócios e um deles pede distrato, é obrigatório a entrada de outro sócio dentro de 6 meses. Essa condição está diretamente relacionada à manutenção da habilitação jurídica da empresa.

Para saber mais sobre cadastro e consulta ao SICAF clique aqui.

DECLARAÇÃO DE OPTANTE DO SIMPLES NACIONAL A CADA PAGAMENTO

Esta declaração se tornou facultativa visto a previsão legal de substituí-la pela consulta online de Optantes do Simples Nacional, conforme §4º do art. 6º da IN/RFB 1234/12 incluída pela IN/RFB 1540/2015. Leia mais sobre retenção de tributos federais aqui.