A retenção de tributos federais nos pagamentos efetuados pela Administração Pública segue regras específicas, principalmente as previstas na Lei nº 9.430/1996 e na Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012. A retenção ocorre no momento do pagamento e varia conforme o ente público pagador, a natureza do bem fornecido ou do serviço prestado e a situação tributária do fornecedor.
É importante fazer uma distinção logo no início: os órgãos e entidades federais abrangidos pela IN RFB nº 1.234/2012 podem reter IR, CSLL, Cofins e PIS/Pasep. Já os órgãos da Administração direta dos Estados, Distrito Federal e Municípios, bem como as autarquias e fundações abrangidas pela norma, retêm o Imposto sobre a Renda (IR) segundo as regras específicas dos arts. 2º-A e 3º-A da mesma Instrução Normativa.
Administração Pública Federal
Nos casos abrangidos pelos arts. 1º e 2º da IN RFB nº 1.234/2012, a retenção pode compreender IR + CSLL + Cofins + PIS/Pasep, observadas as exceções legais.
Estados, DF e Municípios
Para os órgãos, autarquias e fundações abrangidos pelo art. 2º-A, a regra da IN RFB nº 1.234/2012 refere-se à retenção do Imposto sobre a Renda.
Fundamento legal da retenção de tributos federais
O principal fundamento legal para as retenções efetuadas pela Administração Pública Federal está no art. 64 da Lei nº 9.430/1996 .
“Art. 64. Os pagamentos efetuados por órgãos, autarquias e fundações da administração pública federal a pessoas jurídicas, pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços, estão sujeitos à incidência, na fonte, do imposto sobre a renda, da contribuição social sobre o lucro líquido, da contribuição para seguridade social - COFINS e da contribuição para o PIS/PASEP.”
A obrigação de efetuar a retenção é da própria fonte pagadora. O § 1º do art. 64 estabelece:
“§ 1º A obrigação pela retenção é do órgão ou entidade que efetuar o pagamento.”
IN RFB nº 1.234/2012: regra operacional das retenções
A Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012 regulamenta a retenção incidente sobre pagamentos efetuados a pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens e pela prestação de serviços.
Para os órgãos e entidades federais abrangidos pelo art. 1º, o art. 2º determina:
“Art. 2º Os órgãos e entidades a que se refere o art. 1º ficam obrigados a efetuar a retenção, na fonte, do imposto sobre a renda, da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição para o PIS/Pasep incidentes sobre os pagamentos que efetuarem a pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços em geral, inclusive obras de construção civil.”
Retenção do IR por Estados, Distrito Federal e Municípios
A sistemática foi ampliada após o julgamento do Tema 1.130 da repercussão geral pelo Supremo Tribunal Federal. O STF reconheceu que pertencem aos Estados, Distrito Federal e Municípios as receitas de IRRF incidentes sobre pagamentos realizados por esses entes, suas autarquias e fundações, pela aquisição de bens e contratação de serviços.
A matéria foi incorporada à IN RFB nº 1.234/2012 e atualmente consta do art. 2º-A:
“Art. 2º-A Os órgãos da administração pública direta dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, inclusive suas autarquias e fundações que instituírem e mantiverem ficam obrigados a efetuar a retenção, na fonte, do imposto sobre a renda incidente sobre os pagamentos que efetuarem a pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços em geral, inclusive obras de construção civil.”
Tabela de retenção da IN RFB nº 1.234/2012
As alíquotas variam de acordo com a natureza do bem fornecido ou do serviço prestado. A referência é o Anexo I da IN RFB nº 1.234/2012.
| Fonte pagadora | Tributos abrangidos pela regra | Referência |
|---|---|---|
| Órgãos e entidades federais abrangidos pelo art. 1º | IR, CSLL, Cofins e PIS/Pasep | Arts. 2º e 3º + Anexo I |
| Estados, Distrito Federal e Municípios, suas autarquias e fundações abrangidas | IR | Arts. 2º-A e 3º-A + coluna 02-IR do Anexo I |
Para a Administração Pública Federal, o art. 3º estabelece que a retenção é calculada sobre o valor a ser pago, utilizando-se o percentual correspondente à natureza do bem ou serviço indicado no Anexo I.
“Art. 3º A retenção será efetuada aplicando-se, sobre o valor a ser pago, o percentual constante da coluna 06 do Anexo I a esta Instrução Normativa, que corresponde à soma das alíquotas das contribuições devidas e da alíquota do IR, determinada mediante a aplicação de 15% (quinze por cento) sobre a base de cálculo estabelecida no art. 15 da Lei nº 9.249, de 26 de dezembro de 1995, conforme a natureza do bem fornecido ou do serviço prestado.”
A retenção é sempre sobre o valor total da nota fiscal?
A regra geral não deve ser descrita simplesmente como “reter sempre sobre o valor total da nota fiscal”. A IN RFB nº 1.234/2012 utiliza como referência o valor a ser pago, observadas as regras específicas da norma.
“§ 10. Em caso de pagamentos com glosa de valores constantes da nota fiscal, sem emissão de nova nota fiscal, a retenção deverá incidir sobre o valor original da nota.”
Portanto, a glosa por si só não tem o condão de reduzir a base de cálculo dos impostos. A empresa tem que ser notificada da glosa e emitir a nota fiscal já com o valor descontado porque os impostos serão retidos considerando o documento fiscal.
Os tributos devem ser informados na nota fiscal?
A pessoa jurídica fornecedora do bem ou prestadora do serviço deve informar no documento fiscal os valores sujeitos à retenção, conforme as regras aplicáveis à operação.
“§ 6º Para fins desta Instrução Normativa, a pessoa jurídica fornecedora do bem ou prestadora do serviço deverá informar no documento fiscal o valor do IR e das contribuições a serem retidos na operação.”
Por isso, o fornecedor deve conhecer previamente a retenção aplicável ao seu fornecimento ou serviço e considerar que o valor efetivamente creditado em sua conta poderá ser inferior ao valor bruto do documento fiscal.
Veja também: destaque dos tributos na nota fiscal .
Simples Nacional sofre retenção de tributos federais?
Como regra da IN RFB nº 1.234/2012, não são retidos o IR e as contribuições previstas nessa Instrução Normativa sobre as receitas próprias das empresas optantes pelo Simples Nacional.
“XI - pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata o art. 12 da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, em relação às suas receitas próprias;”
Declaração de optante pelo Simples Nacional
O modelo da declaração utilizado para comprovação da condição de optante pelo Simples Nacional consta do Anexo IV da IN RFB nº 1.234/2012.
O art. 6º determina que, para a hipótese do art. 4º, XI, a declaração seja apresentada no momento da assinatura do contrato:
“Art. 6º Para efeito do disposto nos incisos III, IV e XI do caput do art. 4º, a pessoa jurídica deverá, no ato da assinatura do contrato, apresentar ao órgão ou à entidade declaração de acordo com os modelos constantes dos Anexos II, III ou IV desta Instrução Normativa, conforme o caso, em 2 (duas) vias, assinada pelo seu representante legal.”
A IN RFB nº 1.540/2015 acrescentou a possibilidade de a fonte pagadora consultar a permanência da empresa no Simples Nacional pelo próprio Portal do Simples:
“§ 4º Alternativamente à declaração de que trata o caput, a fonte pagadora poderá verificar a permanência do contratado no Simples Nacional mediante consulta ao Portal do Simples Nacional e anexar cópia da consulta ao contrato ou documentação que deu origem ao pagamento, sem prejuízo do contratado informar imediatamente ao contratante qualquer alteração da sua permanência no Simples Nacional.”
A situação da empresa pode ser consultada diretamente no Portal do Simples Nacional .
Como conferir o valor líquido do pagamento
Se o valor creditado na conta bancária for diferente do valor bruto da nota fiscal, uma forma prática de conferir o pagamento é seguir esta sequência:
Reforma Tributária: atenção a partir de 2027
Legislação e fontes oficiais
Anexo:
Como citar este artigo conforme a ABNT NBR 6023:2025
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Comentários
Declaração Simples Nacional
Boa Noite,
A declaração de que a empresa é optante Simples Nacional, nos termos da IN 1234, ainda é obrigatória no ato de assinatura do contrato?
Ou o paragrafo quarto do artigo sexto faculta a consulta pelo site no ato de assinatura do contrato também?
§ 4º Alternativamente à declaração de que trata o caput, a fonte pagadora poderá verificar a permanência do contratado no Simples Nacional mediante consulta ao Portal do Simples Nacional e anexar cópia da consulta ao contrato ou documentação que deu origem ao pagamento, sem prejuízo do contratado informar imediatamente ao contratante qualquer alteração da sua permanência no Simples Nacional. (Incluído(a) pelo(a) Instrução Normativa RFB nº 1540, de 05 de janeiro de 2015
Só a primeira
A declaração do SIMPLES Nacional normalmente é apresentada junto com a primeira nota fiscal do contrato no primeiro processo de pagamento da empresa e, nos demais, a declaração é tirada da internet. No ato da assinatura do contrato fica valendo a Certidão da Junta Comercial apresentada no certame de que a empresa é do Simples, mas nem acho que peçam isso para a assinatura do contrato, mas sim para a aceitação da proposta de preços que deve estar coerente com o enquadramento tributário da empresa.
Provérbios 13:10 Da soberba só provém a contenda, mas com os que se aconselham se acha a sabedoria.
Pagamento optante simples
Bom dia! Eu era do simples até 30 de dezembro de 2019, quando emiti uma NF de venda de produtos alimentícios e fui excluída do modelo em 31 de dezembro. Por conta dessa entrega em dezembro de 2019 tenho um pagamento a receber de um órgão público agora em janeiro de 2020. A pergunta é...o contratante vai reter o tributo normalmente ou ele não fara retenção visto que na época do fato gerador eu ainda era do simples? Resumo: emiti nota e entreguei o produto em 30 de dezembro, fui excluída em 31 de dezembro e o pagamento será em janeiro de 2020 será feita retenção ou nota vai ser paga pela contratante como se eu ainda fosse simples?
Data da liquidação
Provérbios 13:10 Da soberba só provém a contenda, mas com os que se aconselham se acha a sabedoria.
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